Blog de TEKDI

Utilidades de Excel como herramienta de trabajo en tu negocio

9/9/21 3:20 PM / por David López

Una de las herramientas más efectivas que tenemos a nuestro alcance y que sigue considerándose una herramienta base para cualquier negocio o empresa, es Microsoft Excel. Su presentación es la de un libro con diferentes hojas de cálculos, donde la información se vacía en celdas y columnas, de tal manera que te permitirá agilizar muchas operaciones matemáticas, de contabilidad, estadísticas o levantamiento de datos.  

 

Actualmente y aunque existe una variedad en el mercado de software de automatización y gestión de datos, todas las empresas aún siguen acudiendo a Excel por la forma tan dinámica, sencilla y por la cantidad de usos que se le puede dar. 

Incluso, tener conocimientos de Excel puede ser parte de tu currículum, pues hay empresas que solicitan tener conocimientos de esta herramienta para optar al puesto de trabajo. 

 

 

Excel en los negocios 

Tu negocio debe controlar diferentes datos, y en casi todos ellos podría participar Excel. Puedes usarlo para contabilidad, presupuestos, recursos humanos, marketing, planificación de proyectos, facturas, planillas, etc. De hecho, Excel sigue siendo la herramienta más aplicada en diferentes industrias para muchas áreas, desde producción hasta administración.  

Puede que tu negocio ya esté en marcha o quizá acabas de empezar con tu emprendimiento, de cualquier manera, Excel te permitirá gestionar diferentes actividades que no puedes llevar de forma desorganizada, pues una mala gestión de tu inventario, o de tu presupuesto, se traducirá al final en pérdidas. 

A continuación, te dejo algunas aplicaciones para Excel que ya deberías estar ejecutando en tu negocio: 

 

  1. Control de personal 

Dentro de las hojas de cálculo de Excel puedes transcribir toda la información referente a tu personal. Sus datos personales, cargos que ocupan, fecha de ingreso en la empresa, sueldo, etc. Pero además, es posible llevar un control de asistencia.  

Si utilizas la función “Formato de celdas” puedes crear celdas condicionales que cambiaran su formato siempre que se cumpla una condición. Así, podrás rellenar celdas de un color específico cuando esta persona asista a su puesto de trabajo, viendo de forma gráfica los días asistidos. De esta manera se te hará más sencillo contabilizar  días necesarios para generar órdenes de pago. 

 

También podrías calcular los días de vacaciones teniendo como dato la fecha de ingreso de esa persona. Creando una fórmula adecuada, en Excel podrás visualizar la fecha estimada y la duración de las vacaciones de esta persona. 

En general, además de todos los datos relacionados con tu personal, puedes gestionar los gastos de nómina que tiene tu negocio. 

 

 

 

Nueva llamada a la acción

 

 

 

  1. Contabilidad

Con el diseño de las hojas de cálculo de Excel, es posible que hagas la contabilidad básica de tu negocio. En una columna puedes escribir los tipos de cuenta, en las siguientes columnas especificar los ingresos y gastos, mientras que en las columnas posteriores puedes tener el control correspondiente al resto de cuentas. Creando una formula sencilla de suma, puedes ver cómo tu saldo varía de acuerdo a tus ganancias o gastos. 

 

Este tipo de contabilidad puedes hacerla tú mismo. Podrías llevar un registro diario en paralelo con el registro que lleve tu contable (en caso de que tengas uno). El registro diario lo puedes extrapolar a un registro mensual o anual. Así, al final de cada ejercicio, podrás ver la rentabilidad de tu negocio. 

Por otra parte, esta hoja de cálculo de contabilidad, te facilitará el cálculo de impuestos en caso de que tengas que pagarlos. 

 

  1. Inventario

Una de las funciones más utilizadas de Excel es el control de inventario. Aunque existen otros software mucho más especializados, Excel sigue siendo la herramienta por excelencia para este tipo de aplicación.  

Para llevar a cabo un control de inventario eficiente, debes colocar en tu hoja de cálculo toda la información relevante con respecto a tu mercancía. Desde fecha de llegada, hasta números de series. 

 

Esto te permitirá llevar un control más exacto de lo que tienes disponible para vender o para utilizar como materia prima. 

La ventaja de utilizar Microsoft Excel para el control de inventario, es que detallando las fechas de entradas y salidas en el almacén, llevas un control en tiempo real de la mercancía. Así, en el momento de hacer un inventario físico será mucho más fácil detectar las discrepancias que puedan existir. 

Puedes utilizar la función de las gráficas para ver el comportamiento de cierta mercadería durante un periodo de tiempo, para así determinar cómo es el flujo del mismo. Aunque esto corresponde más a un análisis de tus ventas, desde el inventario de mercancías puedes darte una idea de cómo se mueve tu producto. 

 

  1. Análisis de mercado

Así como puedes llevar un control del inventario de tu mercancía, puedes tener un control de tus ventas, añadiendo campos de estadísticas que te permitan observar cómo se comportan tus ventas en el mercado. De hecho, Excel provee de diferentes fórmulas específicas dirigidas hacia el análisis estadístico.  

De esta forma sencilla puedes llevar un registro de las ventas de tu producto, estableciendo fechas y gráficos de comportamiento. Con este método podrás visualizar cuales son las mejores épocas del año para determinadas ofertas, o cuando alguna de tus campañas ha dado mejores resultados. 

Además, llevando un control de la base de datos de tus clientes, podrás cruzar información y así determinar en qué nicho se vende mejor tu producto.  

 

 

Nueva llamada a la acción

 

 

  1. Base de datos de clientes

Como te he comentado en el punto anterior, es necesario que tengas a mano la base de datos de tus clientes. Si bien puedes tener datos desde diferentes plataformas de ecommerce o software especializados como los CRM, Excel es otra alternativa para poder guardar la totalidad de datos de tus clientes. 

Lo mejor que puedes hacer es ir integrando todos los datos desde diferentes fuentes en una hoja de cálculo de Excel.  

Crea una hoja sencilla con datos de interés para tu análisis de mercado, de ventas y de rendimiento en general. Coloca información útil pero fácil de manejar, es decir,  datos personales, datos de contacto, edad, profesión, género, etc. 

 

Desde Excel podrás controlar toda esta información de forma muy práctica, que te permitirá tener datos de interés para su posterior análisis. 

Por ejemplo, si tienes la información de qué cliente adquirió ciertos productos, podrás hacer una gráfica de comportamiento de tus productos con respecto al mercado. Y si además, ya posees la información de contacto necesaria, ya sabrás a quienes les puedes enviar ofertas que podrían convertirse en una venta segura. 

 

  1. Calendario de publicaciones en redes sociales

Aunque aquí también existen aplicaciones especializadas para esta función y con herramientas muy potentes, desde Excel también puedes crear un calendario de publicaciones para tus redes sociales. 

 

Este calendario más allá de que te va a permitir organizar tu tiempo, te permitirá llevar un registro de las publicaciones que estás haciendo, para así saber cómo están influyendo en tus ventas y en tu comunidad.  

Lo puedes organizar de forma simple, por ejemplo: en una columna colocas las fechas del mes, las columnas siguientes las redes sociales con las que vas a trabajar y otra con la interacción de las publicaciones. 

 

En la celda correspondiente a cada red social puedes tener una referencia a la publicación que vas a hacer cada día, bien sea colocando una descripción breve o un archivo adjunto. Incluso puedes ir más allá si quieres trabajar de manera de más profesional, lleva este calendario por horas del día, ya que así, veras qué horarios funcionan mejor para determinadas redes sociales.  

Como ves puedes hacerlo muy sencillo, o “complicarlo” todo lo que quieras, eso ya depende de ti, y de los datos que quieras controlar. 

 

Como ves, Excel es como una caja de herramientas, es un multiusos que te sirve hasta para un descosido, además tiene la ventaja de que puedes utilizarla en la nube para poder acceder y trabajar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

En TEKDI, Instituto de Marketing Digital tienes un curso estupendo de Excel nivel intermedio-avanzado que te puede venir como anillo al dedo para tu negocio, o para añadir a tus conocimientos. 

 

 

Nueva llamada a la acción

 

Tags: Marketing digital

David López

Escrito por David López

Responsable de Redes Sociales y Contenidos de TEKDI

Cursos TEKDI

Suscríbete a nuestro blog

Nueva llamada a la acción
Nueva llamada a la acción

Últimos Posts

Síguenos